ШІ-голограми та івенти в укриттях: як сьогодні працює індустрія масштабних подій

Чому компанії продовжують вкладати бюджети в офлайн-заходи під час війни, скільки це коштує та які технології змінять індустрію? Про залаштунки українського та світового івент-маркетингу ми поговорили з Оленою Логвіновою, директоркою продакшну агенції FILOSOFIA Event Group (входить до Forbes Next 250 та топ-1000 агенцій світу).

Нова реальність івентів: укриття, інклюзивність та цілі бізнесу

The Ant Media: Організація масштабної події в Україні сьогодні — це як? Що змінилося кардинально?

Олена Логвінова: Є чіткий протокол. Перш за все — безпека. Ми не дозволяємо нехтувати тривогами, навіть якщо люди в Харкові чи Києві дуже втомилися і хочуть продовжувати захід. Обов'язково потрібне укриття, план Б і план В. Минулого року в нас була конференція на 500 людей у Парковому. Почалася тривога, ми перевели всіх в укриття, де вже був бекап по напоях і мікрофонах, і панельна дискусія продовжилася прямо там.

Другий надважливий пункт — інклюзивність. Мені шкода, що це не стало нормою раніше, але зараз пандуси та зручність для всіх є обов'язковою умовою. А ще додалися майстер-класи з накладання турнікетів та психологічної підтримки.

The Ant Media: А чи взагалі живий офлайн? Навіщо бізнесам зараз витрачати на це гроші?

Олена Логвінова: Івент — це потужний інструмент вирішення бізнес-задач. Люди чотири роки живуть у стресі та ізоляції, вони спраглі до живого спілкування. Якщо власник компанії повністю «вимикає» маркетинг та івенти, повертатися на ринок буде дуже складно і довго. Тому офлайну стає дедалі більше.

Чому онлайн-івент — це маленьке телебачення

The Ant Media: Здається, що онлайн-івенти робити легше. Не треба нічого монтувати, всі сидять по домах. Це так?

Олена Логвінова: Ми завжди сміємося з цього. Єдине, чим легше — це демонтаж: «кришку ноутбука закрив — і пішов». Але підготовка на 15 чи на 1500 людей займає однаково багато часу. Успішний онлайн — це робота телебачення. Розгортаються справжні студії з хромакеєм, режисерським пультом, світлом. Головне правило: онлайн повинен тривати максимум 1–1,5 години. Далі фокус людини втрачається. Картинка має постійно змінюватися, потрібна динаміка, інакше людині захочеться встати і піти від екрана.

Міжнародний досвід та епічні факапи

The Ant Media: Агентство працює по всьому світу. За кордоном працювати простіше?

Олена Логвінова: Усюди є свої особливості — culture difference. Наприклад, ми засвоїли правило: вся Європа в серпні йде у відпустку. Якщо ви хочете щось організувати у вересні і пишете підрядникам у серпні, ви отримаєте автовідповідь: "Я у відпустці, відповім 31 серпня". Так ми робили благодійний вечір у Лісабоні і зрозуміли, що там час тече зовсім інакше.

The Ant Media: А бували якісь відверті факапи під час міжнародних заходів?

Олена Логвінова: Звісно! Робили ми закритий захід у Дубаї. Там мало бути поло на верблюдах. Перед виходом верблюдів на поле треба було включити якусь пафосну арабську музику. Діджей не підготувався і знайшов перший-ліпший трек на YouTube. Починається красива мелодія, верблюди йдуть, і раптом в пісні звучить автоматна черга і крики "Аллах Акбар". Всі гості обертаються, діджей кліпає очима... Я бігла на пультову вимикати це як могла! Мораль: ніколи не ставте неперевірені файли з інтернету :)

Бюджети, вигорання та майбутнє івентів

The Ant Media: Скільки сьогодні коштує організувати хороший офлайн-івент?

Олена Логвінова: Немає єдиного прайсу. Беріть калькулятор: оренда локації (з укриттям!), їжа на кількість людей, технічне забезпечення (звук, світло, екрани), дні монтажу (інколи ми будуємо локацію цілий тиждень), декор, гонорари спікерів, персонал, фото/відео і робота самої агенції. Інколи бюджет можна оптимізувати за рахунок геніальної та недорогої креативної ідеї, але технічна база завжди коштує грошей.

The Ant Media: Як івент-менеджеру не вигоріти при такому стресі?

Олена Логвінова: Ми всі маємо ваду перфекціонізму і часто жертвуємо сном чи друзями заради проєкту. Головне — вміти робити «хард-стоп». Закінчився робочий день — годину не бери телефон. Треба мати хобі: малювати, ліпити з глини, ходити в притулок до тварин. А ще на івентах у нас є правило: ми ніколи не бігаємо. Бігаючий організатор сіє паніку. Що б не сталося, ми йдемо спокійно і з посмішкою.

The Ant Media: За якими трендами в індустрії нам варто слідкувати?

Олена Логвінова: Глобалізація та цифрові технології рулять. Наш CEO нещодавно повернувся з міжнародної виставки, і ми розбирали новинки. Наприклад — AI-помічники у вигляді живих голограм. Уявіть: стоїть голографічна проєкція людини (можна навіть відсканувати вас). У неї зашита вся база знань про конференцію. Ви підходите і питаєте іспанською — вона відповідає іспанською. Питаєте українською — без проблем, вона розуміє і консультує вас українською. Це майбутнє, яке вже стає реальністю в івент-індустрії.

Повне інтерв'ю вже на нашому ютуб каналі та на Spotify