Як агенції не потонути в рутині та до чого тут CRM? Досвід NetHunt CRM та MixDigital

Поки в агенції кілька клієнтів, Google-таблиць вистачає. Але зі зростанням команди й проєктів робота з даними починає ламатися: інформація дублюється, домовленості губляться, а частина часу йде не на клієнтів, а на рутину.

У агенції системного маркетингу MixDigital із цим зіткнулися на етапі масштабування — і вирішили перебудувати процеси через NetHunt CRM.

Працюйте в одному середовищі

Коли в компанії одночасно використовують таблиці, документи й месенджери, робота поступово перетворюється на пазл. Частина даних зберігається в Excel, частина — у Google Docs, ще частина — в чатах. Це ускладнює доступ до актуальної інформації та уповільнює роботу. Перехід на CRM дозволяє зібрати всі дані в одному місці й навести порядок у процесах.

Окремий ризик — передача клієнта між командами. Якщо процес не стандартизований, частина домовленостей не фіксується, і нова команда витрачає час на відновлення контексту.

У MixDigital CRM адаптували під реальні завдання команд і створили окремі логічні простори:

• New Business. Автоматичні підказки допомагають не пропускати ключові поля (джерело ліда, бюджет), що стало основою для якісної маркетингової аналітики.
• Client Service. Через мітки та кастомні поля команда відстежує статус роботи з клієнтом, ключові домовленості та рівень його задоволеності.

Налаштуйте взаємодію між командами 

У компаніях, де продаж і робота з клієнтами розділені, передача клієнта — критичний етап. Якщо процес не налагоджений, частину інформації доводиться передавати вручну, і деталі губляться.

У MixDigital раніше цей процес також супроводжувався ручним копіюванням даних. Після впровадження NetHunt CRM передача клієнта відбувається всередині системи — разом із повною історією взаємодії.
Як це працює:

• Після закриття угоди акаунт-менеджер отримує доступ до всіх домовленостей: від першого повідомлення в LinkedIn до фінальних умов співпраці.
• Автоматизація статусів у процесі роботи з клієнтами дозволяє бачити актуальну картину по всьому портфелю в реальному часі.

Прогнозуйте дохід

У багатьох компаніях фінансові прогнози досі будуються на припущеннях: «цей клієнт, найімовірніше, залишиться», «цей проєкт майже погоджений». Але зі зростанням бізнесу такий підхід перестає працювати — дані змінюються швидко, а фінансова картина стає нечіткою.

У MixDigital вирішили зробити прогнозування частиною щоденної роботи й перенесли його в NetHunt CRM.

Менеджери заповнюють у картці клієнта лише три поля: очікуваний оборот, дохід і вірогідність угоди. Система автоматично агрегує ці дані та формує прогноз по всій агенції.

«Ми бачимо фінансовий прогноз на наступний місяць безпосередньо в CRM. Це дозволяє швидко реагувати на зміни та аналізувати тренди динаміки бізнесу», — розповідає Сергій Мусін, Client Service Director у MixDigital. 

Так команда приймає рішення не інтуїтивно, а на основі даних.

Централізуйте комунікацію з клієнтами

У маркетингових агенціях значна частина домовленостей відбувається в месенджерах та соцмережах: наприклад, Telegram, WhatsApp чи LinkedIn. Саме там погоджуються правки, обговорюються деталі співпраці.

Проблема починається тоді, коли ця інформація залишається в особистих чатах менеджерів: частина повідомлень губиться, частина не фіксується, а з часом про них забувають. У MixDigital вирішили централізувати комунікацію через NetHunt CRM, підключивши основні канали.

«Раніше постійно виникало питання, де саме я спілкувалася з клієнтом — у Telegram, WhatsApp чи LinkedIn. Тепер усе в одному місці: особисті чати залишаються в телефоні, а клієнтська комунікація — у NetHunt CRM», — коментує Анна Загродська, New Business Director у MixDigital

Що змінилося після впровадження NetHunt CRM

• Єдине джерело даних. Уся історія взаємодії з клієнтами зберігається в одному місці.
• Менше ризиків. Інформація не губиться навіть при зміні менеджера.
• Прозорість процесів. Команда бачить реальну картину по клієнтах і угодах.

Досвід MixDigital показує: коли процеси впорядковані, команда перестає витрачати час на рутину й може фокусуватися на головному — експертизі та роботі з клієнтами.

Тому все, що можна стандартизувати, варто передавати системі — щоб бізнес міг масштабуватися без втрати якості.

Побудуйте системну роботу з клієнтами вже зараз — спробуйте NetHunt CRM!